في عالم الأعمال، تُعد خدمة العملاء من أهم العناصر التي تساهم في بناء علاقة قوية بين الشركة وعملائها. ومع ذلك، بعض الشركات ترتكب أخطاء فادحة في هذا الجانب يمكن أن تؤدي إلى تدمير هذه العلاقة بشكل كامل.
من أغبى التصرفات التي قد ترتكبها الشركات هي التأخر في الرد على استفسارات العملاء أو مشاكلهم. على سبيل المثال، تواصلت مع خدمة العملاء في الساعة 9 صباحاً، وانتظرت 8 ساعات كاملة حتى يردوا عليّ. وعندما أخيرًا جاء الرد، طلبوا مني الانتظار لمدة 5 دقائق أخرى ثم قاموا بإغلاق المحادثة دون الرجوع لي أو مراجعة رسالتي. هذا التصرف يعكس عيوبًا جوهرية في المحادثات الفورية داخل التطبيقات أو عبر واتساب. لقد تحولت هذه الأدوات من وسائل لتسهيل التواصل مع العملاء إلى أدوات لإزعاجهم وتطفيشهم، خصوصًا عندما يتداخل فيها الخلل التقني مع ساعات العمل المحدودة، وتقديم مهل تعجيزية للعملاء.
ولكن التأخير ليس هو المشكلة الوحيدة. حتى عندما يرد موظفو خدمة العملاء، فإننا نواجه مشكلتين جوهريتين. الأولى تتعلق بعدم مبادرة الموظف بقراءة رسالتك والكشف على حسابك والتحقق من البيانات قبل التواصل معك. هذا يجبرك على شرح مشكلتك من البداية، وهو أمر يعكس عدم المهنية وقلة اهتمام الشركة بالعميل.
أما المشكلة الثانية فتظهر بعد أن يفهم الموظف مشكلتك، حيث يعتذر ويقول إنه لا يملك الصلاحية لحل مشكلتك، ويقوم برفع طلب قد لا ينظر فيه أحد لأن لا أحد يملك الصلاحية لتنفيذه. وبعد فترة ستصلك رسالة تعلمك برفض الطلب، شاكرين لك تعاملك مع شركة لم ترضِك أبداً، مرفقة برابط لتقييم الخدمة. ومن المؤكد أن كل من يعاني من هذه التجربة سيضع أسوأ التقييمات.
بدلاً من معالجة السبب الجذري للمشكلة، تلوم الشركة الموظف وتفصله بسبب سوء التقييمات، متجاهلة أن المشكلة الحقيقية تكمن في إدارة الشركة وطريقة تفكيرها. فالشركة هي التي تحتاج إلى إعادة النظر في هيكلية خدمة العملاء وتوفير الأدوات والصلاحيات اللازمة للموظفين لحل مشاكل العملاء بفعالية وسرعة.
في النهاية، هذه التصرفات لا تؤدي فقط إلى إحباط العملاء، بل تدفعهم لكره الشركة والتفكير في البحث عن بدائل أخرى تقدم لهم خدمة أفضل. الشركات التي لا تبذل جهدًا للرد بسرعة وبكفاءة على استفسارات العملاء تُظهر بشكل واضح عدم احترامها لوقتهم واحتياجاتهم، مما قد يؤدي في النهاية إلى فقدان العملاء بشكل نهائي.
